Intranet Aziendale e Digital Workplace: tra Software e Strategia

La rivoluzione messa in atto dal Digital Design mette le persone e i loro bisogni al centro dei processi. Questo ha portato a rendersi conto di un aspetto fondamentale per la vita di un’impresa, cioè che i primi clienti e promotori di un’azienda sono i dipendenti! Nasce da questo principio l’approccio B2E (Business to Employee) che mira al coinvolgimento dei collaboratori. Anche in questo ambito, i sistemi digitali si stanno evolvendo rapidamente. Partendo dalla classica Intranet Aziendale si arriva a un concetto più ampio di spazio di lavoro digitale evoluto, costruito intorno ai dipendenti. Si tratta, in ogni caso, di portali complessi, che rivestono un ruolo sempre più strategico all’interno dei processi di comunicazione interna, produzione, gestione, vendita e formazione. In questo caso si può parlare di Digital Workplace.

Perché è essenziale dotarsi di un software per la Intranet Aziendale?

Il successo di ogni azienda, indipendentemente da dimensioni e settore, passa attraverso la soddisfazione e il coinvolgimento delle persone che ci lavorano. Un coinvolgimento che, in epoca 4.0, trova sempre più spazio all'interno dell'ecosistema informativo, orientando i progetti in modo deciso verso la social collaboration. Le intranet rappresentano uno dei migliori strumenti per migliorare i processi lavorativi, ma possono essere utilissime anche per creare engagement, promuovere la comunicazione tra i vari dipartimenti o le varie sedi, diffondere la cultura aziendale o promuovere iniziative di formazione.

Ecco perché in qualunque organizzazione pubblica o privata, che si tratti di una micro impresa, di una PMI o di un’azienda multinazionale, dotarsi di un software per la Intranet aziendale è una scelta strategica di grande importanza e rappresenta il primo passo in direzione del più ampio concetto di Digital Workplace. Nel processo che conduce alla realizzazione della intranet è importante che vengono coinvolti tutti coloro che si occupano di comunicazione interna, insieme all’ufficio risorse umane, dello sviluppo, del design e, ovviamente, dell’IT.

Il cambio di rotta verso il lavoro da remoto, registrato su scala globale a causa dell’emergenza sanitaria 2020, ha accelerato una tendenza della nostra epoca per cui gli uffici sono sempre più smaterializzati. La comunicazione interna, adesso, gioca un ruolo sempre più centrale. Ci sono team che lavorano a migliaia di chilometri di distanza, e la maggior parte dei professionisti si è abituato a fare videocall con persone sparse in ogni angolo del globo o, più semplicemente, c’è chi sceglie (e può scegliere) di lavorare da remoto senza recarsi quotidianamente in ufficio.

Questo nuovo approccio al lavoro ha una conseguenza ben precisa: la necessità di creare intranet evolute ed efficienti che possano migliorare la comunicazione, aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse, facilitare i processi e rendere più semplice la ricerca di informazioni.

Digital Workplace: che cosa è e come ci aiuta a progettare Intranet di successo

Progettare intranet davvero efficaci non coinvolge solo l’aspetto tecnologico, di design o di produzione di contenuti. Al contrario, si tratta di un lavoro estremamente complesso, fatto dall’insieme di tutti questi elementi oltre, naturalmente, all’aspetto più importante che spesso però tendiamo a sottovalutare: il coinvolgimento delle persone. Attraverso una intranet non si scambiano solo informazioni, si rendono i collaboratori più attivi, più indipendenti e più integrati e questo si riflette anche sulle performance e sul business, soprattutto in un momento particolare come quello attuale.

Quindi, che cos’è un digital workplace nel senso più ampio, e come progettarlo in modo che lasci davvero il segno?

  • Optare per un design collaborativo: le intranet vanno disegnate coinvolgendo tutta l’azienda, perché solo in questo modo saranno davvero utili. Lavorare con i dipendenti significa sia ascoltarli, sia coinvolgerli in modo organizzato nei vari momenti del processo di design;
  • Selezionare i contenuti in modo che possano davvero essere utili ai collaboratori: no a corporate news a pioggia e no a iniziative calate dall’alto. Preferire, invece, informazioni, contenuti e servizi che supportino davvero il lavoro quotidiano;
  • Fare della raggiungibilità il vero valore aggiunto: un’intranet efficace deve poter essere usata con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. La partita si gioca tra intranet, app, e altre soluzioni ibride.

Quali sono gli errori più comuni quando si costruisce un digital workplace?

  1. Non coinvolgere gli utenti finali. Non chiedere a chi userà quotidianamente la intranet informazioni sulle rispettive mansioni e dettagli sul tipo di lavoro che svolge, insomma non indagare quali sono le informazioni necessarie o gli strumenti più utili, può rivelarsi fatale. Coinvolgere gruppi di utenti chiave e cercare di capire i loro reali bisogni è indispensabile per costruire una rete davvero efficace.
  2. Dare priorità alla tecnologia. Pensare che i digital workplace si costruiscano in modo standard e uniformare una intranet a quella già vista di altri è un errore tanto comune, ma quanto grave. Adottare un approccio user-centered e fare in modo che la scelta tecnologica agevoli il progetto piuttosto che ostacolarlo si rivelerà la scelta vincente.
  3. Mettere a fuoco solo i propri obiettivi, senza considerare quelli degli altri. La intranet è uno spazio virtuale importante per tutti i dipartimenti aziendali, quindi non tenere in considerazione gli obiettivi di tutti gli stakeholder è il primo passo verso il fallimento. Occorre dialogare e raccogliere gli input di ogni funzioni chiave, coinvolgendo e rendendo tutti co-protagonisti del processo.
  4. Implementare tutto e subito, anche se potrebbe sembrare la scelta più logica e appetibile può non rivelarsi la strada migliore, anzi. In base alla nostra esperienza, è meglio ragionare per fasi secondo le priorità delle funzionalità da realizzare, implementando prima ciò che porta davvero valore e procedere poi con revisioni successive.
  5. Non realizzare un prototipo. Il prototipo non è affatto una perdita di tempo o di soldi: avere feedback costanti è un fondamentale per capire se la direzione intrapresa è quella giusta. Decidere di realizzare un prototipo è una scelta che, nel lungo periodo, si rivelerà indispensabile e che farà risparmiare parecchio denaro.
  6. Non fare alcun test di usabilità. Uno degli errori più gravi è quello di non fare i test di usabilità per capire se ciò che è stato progettato è davvero utile. A intervalli periodici, è consigliabile fare i test di usabilità per capire se si trovano le informazioni necessarie e se il lavoro è davvero agevolato grazie alla intranet.
  7. Saltare il beta testing. Coinvolgere alcuni utenti motivati e far provare loro la intranet per un periodo di tempo prima di avviare su larga scala non deve essere considerato un passaggio inutile. Coinvolgere alcune risorse chiave e svolgere il beta testing è indispensabile per non avere sorprese in futuro.
  8. Non fare formazione. Fare una buona comunicazione interna per il lancio del progetto e avviare un programma di formazione per tutti coloro che utilizzeranno il digital workplace (redattori, amministratori, utenti finali...) è fondamentale per la buona riuscita del progetto.
  9. Pensare che la intranet e lo spazio digitale, dopo la release, viva di vita propria. Una volta lanciato il progetto, inizia la parte più faticosa del processo. La intranet, infatti, è parte integrante del processo di lavoro e deve essere costantemente seguita ed aggiornata, monitorata e gestita.
  10. Ignorare il comportamento degli utenti senza registrarlo o analizzarlo. Utilizzare una buona strategia di web analytics per monitorare il comportamento reale degli utenti per capire cosa utilizzano di più, quali sono i pattern frequenti e capire se ci sono margini di miglioramento, diventa fondamentale per mantenere il digital workplace come uno spazio vivo e funzionale.

La tecnologia giusta per la tua intranet aziendale

Le intranet aziendali non sono tutte uguali e ogni digital workplace deve essere progettato con la una piattaforma che meglio si adatta alle esigenze di design e che più è in grado di integrarsi con l’ecosistema aziendale. La tecnologia è quindi un tema molto importante da affrontare, parallelamente al design e alla strategia di contenuto, e non può prescindere da questi. Che sia un progetto tailor made o un progetto che deriva da una soluzione “plug&play”, Ariadne ha scelto da anni di lavorare esclusivamente con piattaforme leader di mercato.

Italia Intranet Day

Il Gruppo Ariadne Digital organizza dal 2018 Intranet Italia Day, l’evento dedicato a Intranet e Digital Workplace. L’iniziativa nasce da un’idea di Giacomo Mason, founder di Intranet Management, l’azienda del Gruppo Ariadne specificamente dedicata alla progettazione, alla governance e alla gestione di intranet aziendali e social intranet. L’Intranet Italia Day riunisce ogni anno i maggiori esperti italiani e internazionali sul tema. La seconda edizione, del 2019, ha riunito manager e professionisti dai dipartimenti della Comunicazione Interna, HR, IT, Digital e Organizzazione di grandi aziende italiane e straniere. Inoltre, nel 2019 è stato lanciato Intranet Italia Champions, il premio per le migliori iniziative intranet italiane. Nel 2020 nasce anche Intranet Italia Survey, la prima ricerca interamente dedicata allo stato delle intranet nel nostro Paese. Intranet Italia Day è l’appuntamento per tutti gli addetti ai lavori che vogliono scoprire metodi e strumenti innovativi per realizzare una intranet aziendale funzionale.

Vuoi saperne di più? visita il sito Intranet Italia Day

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