Piattaforme di e-Learning tra software e strategia

L’e-learning è un metodo di apprendimento digitale che rientra appieno nell’offerta formativa aziendale. Le piattaforme di e-learning sono un mero strumento, ma occorre esplicitare che investire nella formazione dei propri collaboratori è una decisione strategica per un’azienda.

Come ogni responsabile HR sa bene, la soddisfazione personale di ogni dipendente e collaboratore e la fidelizzazione delle persone sono elementi cardine per la crescita professionale dei team di lavoro.

Parliamo di noi: Ariadne opera nel settore ICT/Digital e da sempre ha tra le sue leve molti giovani neolaureati e/ professionalmente ambiziosi. Figure che è difficile intercettare e che con estrema facilità possono trovare un’alternativa al loro lavoro attuale. Il tema del recruiting e anche quello della fidelizzazione (per contenere un costosissimo turn-over) è quindi un elemento strategico con cui ci siamo dovuti subito confrontare.

Siamo convinti che questo non valga solo per le aziende del settore ICT come Ariadne, ma possa essere esteso a qualsiasi azienda che faccia della professionalità — e della competenza delle sue risorse — un elemento distintivo.

Attrarre e mantenere in azienda persone capaci non è cosa scontata: sicuramente hanno un certo peso gli aspetti economici e di welfare aziendale ma, soprattutto sulle figure più giovani e più capaci, l’aspetto della crescita professionale e della soddisfazione personale vengono valutati attentamente, soprattutto nel medio periodo.

Ed ecco, quindi, che entra in gioco la formazione e lo strumento formativo digitale per eccellenza: l’e-learning, appunto.

Piattaforma di e-Learning aziendale

Dotarsi di piattaforme e-Learning open source per organizzare e i corsi di apprendimento digitale in azienda non è certo la soluzione definitiva ai problemi formativi, ma sicuramente rappresenta un ottimo canale di fruizione. Infatti, sebbene l’e-Learning non sia un progetto formativo di per sé ma solo uno degli strumenti per realizzare un progetto di formazione di medio-lungo periodo, è vero anche che l’e-Learning — ovviamente oper source e realizzato su misura — permette modalità di formazione del personale altrimenti non ottenibili con la classica formazione in presenza. Questo concorre all’affermazione di valore che un percorso di formazione dinamico e su misura può apportare. Formazione, a questo punto, da intendere non solo come acquisizione di competenze per poter erogare servizi e prodotti che prima l’Azienda non poteva erogare o per convertire personale a nuove mansioni ma Formazione come elemento strategico per consolidare un asset umano di professionisti motivati e soddisfatti che operano all’interno dell’Azienda per conseguirne gli obiettivi condivisi. Formazione che scandisce il percorso di crescita professionale dell’individuo, permettendogli di acquisire quelle competenze che potranno un domani permettergli di ambire a posizioni migliori, più qualificate, più remunerate: non al di fuori della Azienda ma al suo interno!

Learning Management System: come scegliere la soluzione migliore?

L’uso di un Learning Management System (LMS) è indispensabile se si vogliono traguardare gli obiettivi di crescita professionale, soddisfazione personale e fidelizzazione del personale. Soprattutto di quello più giovane. Fermo restando che l’uso di un LMS va visto nell’ambito di un progetto formativo complessivo, che cos’è e che cosa può fare un LMS?

Learning Management System: cos’è

LMS è sicuramente un accentratore di contenuti formativi. Questo è veramente lo “step 0”, allo stesso livello per cui il sito web di una azienda ha come minimo una pagina “chi siamo” e una “contatti”. Può sembrare banale ma non lo è, in quanto già gestire un unico repository dove i contenuti sono organizzati, aggiornati, facilmente rintracciabili, classificati opportunamente, profilati per tipologia di utenza...È già un bel traguardo in molte organizzazioni! Non solo, il contenuto non dovrebbe essere solo quello “grezzo” ma già declinato nei formati/tempi/modi per ogni tipologia di fruitore e declinato in base alle modalità di fruizione. Pensiamo solo alla possibilità di formarsi utilizzando il proprio smartphone ed utilizzando pillole formative pensate allo scopo.

Qui si potrebbe aprire un tema molto importante — che qui accenniamo solamente – e cioè l’authoring del contenuti: un LMS è solo una “metà della mela”: l’altra metà è fatta dai contenuti e dalla loro qualità! Qualità intesa sia come originalità dei contenuti stessi, che la loro declinazione nei vari formati di fruizione, con un visual design gradevole e una usabilità coinvolgente.

Learning Management System (LMS): le sue funzioni principali

Ma ecco una prima carrellata di funzioni che possiamo aspettarci di trovare in un LMS:

  • gestione della contribuzione,
  • versioning dei contenuti,
  • tracciamento delle attività,
  • gestione dei calendari formativi,
  • tool di (social) collaboration,
  • gestione multilingua,
  • import/export di contenuti in modo massivo,
  • supporto a formati SCORM e multimediali,
  • gestione del corso,
  • gestione dell’aula on-line & in presenza, s
  • urveys,
  • gestione esami e test,
  • produzione di attestazioni (badges)
  • ....

In un’ottica più estesa e aggiornata, la formazione è continua, la subiamo e la riceviamo ogni giorno, dalla lettura di un libro alla partecipazione ad un evento, dall’ascoltare un podcast all’osservare un artigiano che lavora, fino alla fruizione dei classici contenuti formali.

E allora l’LMS può essere considerato come un componente di un ecosistema più grande in cui l’obiettivo è raccogliere e catalogare esperienze e competenze.

Ne consegue che più l’LMS è sofisticato nelle sue funzioni, più ha ragione di integrarsi con il sistema informativo aziendale: basti pensare all’esigenza di riportare i risultati della formazione effettuata sull’LMS nella piattaforma HR o di dover ripescare dall’organigramma aziendale la gerarchia per capire chi può autorizzare a seguire un certo percorso formativo. Negli scenari più complessi una architettura che separi gli aspetti di integrazione tra sistemi dalle funzioni tipiche di un LMS può essere utile ed in tale senso Ariadne si è mossa nei progetti più articolati.

Piattaforma E-Learning LMS

La scelta di una piattaforma non è mai compito facile e lo stesso può dirsi per la scelta di una piattaforma e-learning LMS. Proviamo a dare alcuni criteri senza pretesa di essere esaustivi:

1. Copertura Funzionale: la copertura funzionale è sicuramente importante. Vero è che i LMS sono prodotti che esistono da quasi 20 anni e, per quanto il progetto di LMS che si sta per affrontare sia complesso, scegliendo una delle piattaforme leader di mercato difficilmente la copertura funzionale richiesta dal progetto sarà parziale. Piuttosto è da considerare con attenzione il successivo punto 6.

2. Presenza di Mercato: un progetto di LMS è un progetto che ha una vita di almeno 4-5 anni, auspicabilmente anche di più. E’ ESSENZIALE che la società/organizzazione che vende / manutiene la piattaforma prescelta garantisca il servizio anche nel futuro; è opportuno quindi optare per sistemi leader di mercato e non prodotti di nicchia che, per quanto all’avanguardia, potrebbero scomparire nell’arco di poco tempo.

3. Presenza di Partner System Integrator: il successo di un progetto dipende molto - nella nostra opinione per più del 50% - dal System Integrator che conduce il progetto. La possibilità di poter scegliere tra un numero ampio di Partner System Integrator è molto importante: vale quanto detto per la piattaforma, meglio scegliere un Partner con una presenza consolidata, non necessariamente grande, ma con referenze reali e da verificare (fatelo davvero!).

4. Tecnologia: la tecnologia non dovrebbe essere un criterio a meno che non si voglia internalizzare l’evoluzione o manutenzione della piattaforma di LMS; se questa è la volontà – peraltro discutibile e da valutare con attenzione – allora il driver tecnologico diventa molto importante in quanto la tecnologia alla base del LMS deve essere tra quelle conosciute dall’ IT aziendale. Anche qui vale quanto già detto, meglio una tecnologia di larghissima diffusione che una di nicchia su cui è molto difficile - se non impossibile - trovare competenze e personale qualificato.

5. Integrabilità: pretendere che un LMS svolga la funzione di “integratore” è sbagliato perché non è questa la sua funzione; è però essenziale che offra dei presidi (API) per essere integrato con altri sistemi. Un LMS che suppone di essere l’unico software nel contesto informativo aziendale NON è un buon LMS.

6. Flessibilità e personalizzazione: se la scelta di una piattaforma tra quelle leader di mercato ci permette di essere abbastanza tranquilli circa la copertura funzionale cosa fare se la piattaforma in questione è mancante proprio di quell’aspetto essenziale per il ns. progetto? Dobbiamo sviluppare una estensione o un plug-in, come spesso viene chiamato, o modificare una funzione core del sistema. Questo DEVE quindi essere possibile e non è un aspetto scontato che va verificato con attenzione: la verifica va fatta sia sulle possibilità tecniche effettive del LMS che sulla disponibilità di competenze per lo sviluppo di tali modifiche presso il partner tecnologico (System Integrator) che ci sta proponendo la soluzione.

7. SAAS: La possibilità (non l’obbligo!) di acquistare il servizio in modaltà SAAS risolve – o dovrebbe risolvere - molti punti: ci permette di partire gradualmente e di non esporci subito con l’acquisto di costose licenze, possiamo gradualmente estendere il progetto a diverse aree aziendali, non dobbiamo coinvolgere più di tanto l’IT nel progetto perlomeno in una fase iniziale. Insomma ci permette di “provare” con poca spesa, poco rischio e tempi brevi se il progetto LMS può davvero funzionare.

8. Modalità di licenza: licenza per utente nominale, per login, per server. Sicuramente un meccanismo di licenza onerosa legato all’uso che viene fatto dell’LMS può essere un problema, soprattutto se la licenza è nominale o basata sul numero di login registrate in piattaforma. Se si vuole utilizzare la piattaforma non solo per il personale dipendente ma anche, ad esempio, per la rete di vendita diretta ed indiretta (facendo diventare quindi la formazione un driver formidabile di vendita) dobbiamo poter abilitare sull’LMS anche migliaia o decine di migliaia di venditori/commessi/agenti occasionali senza per questo dover sostenere costi improponibili. 9. Prezzo: il prezzo ha il suo peso, soprattutto valutato alla luce di quanto al punto precedente e quindi pensando non solo ai dipendenti in senso stretto ma traguardando anche tutti gli attori che hanno a che fare con i prodotti/servizi della Azienda. Da valutare i costi non solo di acquisizione della licenza ma ragionare fin da subito con un orizzonte almeno 3 anni, più realisticamente 5 anni.

E-Learning Management System: Moodle & Ariadne

“Moodle is the world's most popular learning management system”. Questo non è solo il claim su www.moodle.org. È anche una dichiarazione vera. L’e-learning management system Moodle è open source. È gratuito. È basato su un linguaggio (PHP) di larghissimo utilizzo.
Questi sono già motivi sufficienti per considerare Moodle come valida alternativa. Nato come progetto open source, Moodle è rimasto fedele alla sua filosofia iniziale ed è supportato da una grande community. Ha una storia di 20 anni, la prima installazione risale alla fine del 2001 ed ha avuto una diffusione soprattutto in ambito accademico per i suoi primi 10-15 anni di vita. Dal 2015, grazie agli sviluppi della piattaforma e all’uso sempre più estensivo che si tende a fare dei sistemi di LMS, Moodle ha man mano guadagnato terreno anche nelle aziende private grazie agli zero costi di licenza e alla presenza di società come Ariadne che offrono servizi di personalizzazione e system integration della piattaforma Moodle in sistemi ICT aziendali complessi. I criteri precedentemente elencati da applicarsi nella scelta di un LMS sono pienamente soddisfatti da Moodle che quindi è uno dei candidati per ogni LMS aziendale. E in contesti enterprise è associabile ad un portal server per gli aspetti di user interface, di personalizzazione dell’esperienza utente e di supporto ai processi aziendali distribuiti su differenti sistemi in cui la formazione e in generale la gestione delle competenze è solo uno, ma forse il più importante, degli ingranaggi.

Ariadne progetta e realizza sistemi di e-Learning complessi dal 2005, e dal 2007 utilizza Moodle in contesti enterprise e mission-critical con più di 5 società quotate tra i suoi Clienti. Ariadne propone un insieme di servizi (dalla System Integration all’erogazione in modalità SAAS) che rendono l’insieme Moodle & Ariadne la risposta giusta, scalabile e competitiva per soddisfare le esigenze di formazione delle Aziende.

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