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In Engie Italia le procedure aziendali diventano processi digitali

Digitalizzazione delle procedure aziendali

Tipologia: Corporate Portal
Attività svolte: Analisi, Application Maintenance, Development
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Esigenza

Engie Italia, in un processo di razionalizzazione ed efficientamento, ovvero nell’ottica della Digital Transformation, ha voluto raccogliere in un unico sistema digitale le diverse procedure di richiesta previste a favore di dipendenti e collaboratori fin qui gestite nelle forme più disparate, dal cartaceo alla posta elettronica.

L’obiettivo è quello di gestire in maniera più affidabile e controllabile i flussi approvativi delle richieste, secondo precisi processi di workflow associati ad ogni tipologia di istanza che l’accompagnano fino alla sua effettiva evasione.

Risultati previsti

Il sistema consentirà di centralizzare e digitalizzare su unica piattaforma omogenea un insieme di procedure che prevedono la compilazione e l’approvazione di moduli, secondo gli opportuni flussi approvativi, differenziati per tipologia. Ciò rende possibile l’automazione, con risparmio di tempo per tutti gli attori coinvolti:

  • della compilazione dei moduli online
  • delle notifiche di attesa approvazione, anche su più livelli autoritativi, a favore dei soggetti responsabili
  • delle notifiche di stato della singola richiesta verso i soggetti interessati (richiedente e approvatore o approvatori)
  • dello stato complessivo delle richieste in corso ed evase in una visione d’insieme sintetica (dashboard)

Descrizione Progetto

Sviluppo di una piattaforma web, integrata con i sistemi aziendali, per la compilazione di moduli on-line e la gestione dei flussi approvativi conseguenti. Il sistema per le PROCEDURE DIGITALI è una piattaforma basata su Liferay DXP 7.2 che permette di gestire on-line il completo ciclo di vita di un insieme di moduli per sottoporre agli uffici di competenza richieste di varia natura. Queste le principali componenti:

  • Digitalizzazione modulistica relativa a processi aziendali di varia natura con pre-compilazione dati utente (mediante integrazione dell’anagrafica)
  • Workflow di approvazione dei moduli, disegnato specificatamente per ogni tipologia di istanza, mediante l’apposita funzione della piattaforma (Kaleo)
  • Dashboard per gli utenti, con visibilità differenziata in funzione del ruolo gerarchico, per una visione completa e/o di dettaglio dello stato delle richieste
  • Anagrafiche dipendenti con gestione deleghe configurabile, integrata REST con sistemi legacy
  • Meccanismi di SSO basati su OKTA per garantire l’accesso agli utenti con riconoscimento automatico
  • Integrazione in uscita con il sistema di ticketing per l’automatizzazione dell’apertura dei ticket a fronte della compilazione e approvazione di particolari moduli
  • Altre funzionalità (reporting, allegati, notifiche, stampa PDF…)

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