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In Engie Italia le procedure aziendali diventano processi digitali

Digitalizzazione delle procedure aziendali

Tipologia: Corporate Portal
Attivitร  svolte: Analisi, Application Maintenance, Development
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Esigenza

Engie Italia, in un processo di razionalizzazione ed efficientamento, ovvero nellโ€™ottica della Digital Transformation, ha voluto raccogliere in un unico sistema digitale le diverse procedure di richiesta previste a favore di dipendenti e collaboratori fin qui gestite nelle forme piรน disparate, dal cartaceo alla posta elettronica.

Lโ€™obiettivo รจ quello di gestire in maniera piรน affidabile e controllabile i flussi approvativi delle richieste, secondo precisi processi di workflow associati ad ogni tipologia di istanza che lโ€™accompagnano fino alla sua effettiva evasione.

Risultati previsti

Il sistema consentirร  di centralizzare e digitalizzare su unica piattaforma omogenea un insieme di procedure che prevedono la compilazione e lโ€™approvazione di moduli, secondo gli opportuni flussi approvativi, differenziati per tipologia. Ciรฒ rende possibile lโ€™automazione, con risparmio di tempo per tutti gli attori coinvolti:

  • della compilazione dei moduli online
  • delle notifiche di attesa approvazione, anche su piรน livelli autoritativi, a favore dei soggetti responsabili
  • delle notifiche di stato della singola richiesta verso i soggetti interessati (richiedente e approvatore o approvatori)
  • dello stato complessivo delle richieste in corso ed evase in una visione dโ€™insieme sintetica (dashboard)

Descrizione Progetto

Sviluppo di una piattaforma web, integrata con i sistemi aziendali, per la compilazione di moduli on-line e la gestione dei flussi approvativi conseguenti. Il sistema per le PROCEDURE DIGITALI รจ una piattaforma basata su Liferay DXP 7.2 che permette di gestire on-line il completo ciclo di vita di un insieme di moduli per sottoporre agli uffici di competenza richieste di varia natura. Queste le principali componenti:

  • Digitalizzazione modulistica relativa a processi aziendali di varia natura con pre-compilazione dati utente (mediante integrazione dellโ€™anagrafica)
  • Workflow di approvazione dei moduli, disegnato specificatamente per ogni tipologia di istanza, mediante lโ€™apposita funzione della piattaforma (Kaleo)
  • Dashboard per gli utenti, con visibilitร  differenziata in funzione del ruolo gerarchico, per una visione completa e/o di dettaglio dello stato delle richieste
  • Anagrafiche dipendenti con gestione deleghe configurabile, integrata REST con sistemi legacy
  • Meccanismi di SSO basati su OKTA per garantire lโ€™accesso agli utenti con riconoscimento automatico
  • Integrazione in uscita con il sistema di ticketing per lโ€™automatizzazione dellโ€™apertura dei ticket a fronte della compilazione e approvazione di particolari moduli
  • Altre funzionalitร  (reporting, allegati, notifiche, stampa PDFโ€ฆ)

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