Engie Italia, in un processo di razionalizzazione ed efficientamento, ovvero nell’ottica della Digital Transformation, ha voluto raccogliere in un unico sistema digitale le diverse procedure di richiesta previste a favore di dipendenti e collaboratori fin qui gestite nelle forme più disparate, dal cartaceo alla posta elettronica.

L’obiettivo è quello di gestire in maniera più affidabile e controllabile i flussi approvativi delle richieste, secondo precisi processi di workflow associati ad ogni tipologia di istanza che l’accompagnano fino alla sua effettiva evasione.

Il sistema consentirà di centralizzare e digitalizzare su unica piattaforma omogenea un insieme di procedure che prevedono la compilazione e l’approvazione di moduli, secondo gli opportuni flussi approvativi, differenziati per tipologia. Ciò rende possibile l’automazione, con risparmio di tempo per tutti gli attori coinvolti:

• della compilazione dei moduli online
• delle notifiche di attesa approvazione, anche su più livelli autoritativi, a favore dei soggetti responsabili
• delle notifiche di stato della singola richiesta verso i soggetti interessati (richiedente e approvatore o approvatori)
• dello stato complessivo delle richieste in corso ed evase in una visione d’insieme sintetica (dashboard)

Sviluppo di una piattaforma web, integrata con i sistemi aziendali, per la compilazione di moduli on-line e la gestione dei flussi approvativi conseguenti. Il sistema per le PROCEDURE DIGITALI è una piattaforma basata su Liferay DXP 7.2 che permette di gestire on-line il completo ciclo di vita di un insieme di moduli per sottoporre agli uffici di competenza richieste di varia natura. Queste le principali componenti:

• Digitalizzazione modulistica relativa a processi aziendali di varia natura con pre-compilazione dati utente (mediante integrazione dell’anagrafica)
• Workflow di approvazione dei moduli, disegnato specificatamente per ogni tipologia di istanza, mediante l’apposita funzione della piattaforma (Kaleo)
• Dashboard per gli utenti, con visibilità differenziata in funzione del ruolo gerarchico, per una visione completa e/o di dettaglio dello stato delle richieste
• Anagrafiche dipendenti con gestione deleghe configurabile, integrata REST con sistemi legacy
• Meccanismi di SSO basati su OKTA per garantire l’accesso agli utenti con riconoscimento automatico
• Integrazione in uscita con il sistema di ticketing per l’automatizzazione dell’apertura dei ticket a fronte della compilazione e approvazione di particolari moduli
• Altre funzionalità (reporting, allegati, notifiche, stampa PDF…)